जळगाव दि. 11 ( जिमाका ) मुख्यमंत्री देवेंद्र फडणवीस यांच्या संकल्पनेतील 100 दिवसातील कामात जळगाव जिल्हयातील जिल्हाधिकारी कार्यालय, उपविभागीय अधिकारी कार्यालय व तहसील कार्यालय येथे 100 टक्के ई-ऑफीस या कार्यप्रणालीचा प्रभावीपणे वापर करण्याकामी जिल्हाधिकारी आयुष प्रसाद यांनी संबंधित कार्यालयांना सूचना देऊन तसेच मार्गदर्शक सूचना जारी केल्या आहेत. ई- ऑफीस या कार्यप्रणालीचा प्रभावीपणे वापर करण्याच्या अनुषंगाने खालीलप्रमाणे परिपत्रकाअन्वये निर्देश देण्यात आल्या आहेत.
1. ई-फाईल व्यवस्थापन :-
1. ई-ऑफीस मधील अंतिम आदेश झालेले प्रस्ताव वेळेत बंद (Close) करण्याची खात्री करावी.
2. प्रलंबित प्रस्तावाबाबत ई ऑफीस प्रणालीमध्ये Park Option चा वापर करावा व याबाबतची यादी Excel शिटमध्ये अदयावत ठेवावी.
3. ई ऑफीस प्रणालीमध्ये निर्णयाकरिता जे प्रस्ताव अग्रेषित (Forward) केलेले आहेत त्याबाबत Excel Sheet मध्ये Tracking करीता यादी करावी व सदर यादी वेळोवेळी अद्यावत करावी.
4. दाखल प्रस्तावांमध्ये अहवाल अथवा चौकशी आवश्यकता असल्यास स्वंतत्र पत्रव्यवहार न करता प्रस्ताव तयार करतांना केलेली नोटशिट ही संबधित अधिकारी यांच्याकडे पाठविण्यात यावी. क्षेत्रिय अधिकारी यांनी अहवाल सदरच्या नोटशिटमध्येच नोंदवावीत व सदरची नोटशीट ई ऑफीस प्रणालीद्वारेच सक्षम प्राधिकारी यांच्याकडे पाठवावी. स्वतंत्र प्रस्ताव तयार होणार नाही याची दक्षता घेण्यात यावी.
5. एखाद्या दाखल प्रस्तावामध्ये विविध विभागांचे अभिप्राय अपेक्षित असल्यास प्रत्येक विभागास स्वतंत्र पत्रव्यवहार न करता ई ऑफीस प्रणालीमधूनच सदर फाईल या विविध विभागांना पाठविण्यात याव्यात.
6. ई ऑफीसमध्ये एखादा प्रस्ताव अंतिम रित्या बंद केल्यास सदर प्रस्ताव पुनश्चः सुरु करावयाचा असल्यास कार्यालय प्रमुखाची परवानगी घेऊनच सुरु करावा.
2. नोटशिट तयार करणे :-
1. प्रत्येक फाईलसाठी तपशीलवार नोटशीट तयार करा.
2. नोटशीट तयार करतांना ई-ऑफीस मध्ये स्थायी आदेश संचिका अद्यावत करणे. त्यामध्ये विषयाशी संबंधित कायदे, नियम व त्यात करण्यात आलेले बदल तसेच शासन स्तरावरील, विभागीय आयुक्त स्तरावरील व जिल्हास्तरावरुन निर्गमित करण्यात आलेली परिपत्रके सुध्दा अपलोड करावेत.
3. नोटशिट गुणवत्ता सुधारणाः-
1. नोटशिट गुणवत्ता सुधारणा कामी Google Notebook LM किंवा Chat GPT चा वापर करावा.
2. टिपणी तयार करणे, सूचना देण्याकामी व्हॉइस डिक्टेशनचा वापर करावा.
3. Google Notebook LM आणि ChatGPT सारख्या साधनांच्या मदतीने गुणवत्तापूर्ण आदेश, निर्णय देण्याकामी सदर अॅपचा प्रभावीपणे वापर करावा.
4. बैठक मिटिंग आणि संवादः-
1. शक्य असल्यास, संबंधित अधिकारी/कर्मचारी यांना समक्ष बैठकीला बोलविण्याऐवजी व्हर्चुअल मीटिंग्स (VC) आयोजित करावी.
2. टपाल वितरण, बैठकीबाबतच्या सुचना व इतर अनुषंगिक महत्वपूर्ण सूचना या निर्गमित करतांना ऑनलाईन पध्दतीने निर्गमित कराव्यात.
3. ई-नोटीस प्रणालीचा वापर करावा.
4. कार्यालयीन कामकाजाकरिता शासनातर्फे विकसित संदेश प्रणालीचा वापर करावा.
5. अर्धन्यायिक कामकाज किंवा कोर्ट कामकाज:-
1. अर्धन्यायिक कामकाजाच्या दाखल होणाऱ्या सर्व विवाद अर्ज हे EQJ कोर्टस या प्रणालीमध्येच नोंदविण्यात यावेत. तसेच दाखल होणाऱ्या केसेसची माहिती परिपूर्ण भरावी.
2. हितसंबधित पक्षकारांना सुनावणीची नोटीसीची वेळ (Time Slot) निर्धारित करुन द्यावी.
3. पक्षकारांना सुनावणीस प्रत्यक्ष उपस्थित राहणे शक्य नसल्यास दूरचित्रवाणीद्वारे सुनावणी घेण्यात यावी व सदर सुनावणीची रेकॉर्डोंग करुन सदर प्रस्तावात जतन करुन ठेवावी.
6. इतर अनुषंगिक सूचनाः-
1. संबंधित कार्यालयातून कोणताही पत्रव्यवहार हा हस्तबटवडाद्वारे स्विकारण्यात येणार नाही.
2. कार्यालयातील प्रलंबित असलेल्या 100 टक्के फाईल / पत्रव्यवहार हा ई-ऑफीस मध्ये Receipt द्वारे Creat करुन घ्याव्यात.
3. ई-ऑफीस मध्ये कॉन्टॅक्ट डायरी तयार करावी.
4. कार्यालयात असलेली वेगवेगळे पत्रांचे नमुने काळानुरुप अद्यावत करुन घ्यावी.
5. कार्यालयात ज्या दिवशी टपाल प्राप्त झाले असेल त्याच दिवशी त्यावर कार्यवाही करण्याचा प्रयत्न करावा.
6. संपूर्ण पत्रवयवहार ई-ऑफीस मार्फतच करण्यात यावा.
7. आपले कार्यालय कपाटमुक्त असावे.
8. टपाल हे प्रत्येक कार्यालयाच्या मुख्य ठिकाणी असलेला आवक-जावक टपाल (C.R.U. मध्ये) ई ऑफीस द्वारेच स्विकारण्यात यावे.
वरील मार्गदर्शक सूचनांचे काटेकोर पालन करणे सर्व अधिकाऱ्यांसाठी बंधनकारक आहे. सूचनांचे पालन न केल्यास त्याकडे गांभीर्य पूर्व दाखल घेतली जाईल याची नोंद घ्यावी असे या परीपत्रकात नमुद केले आहे.
